Tijdsloten in je reserveringssysteem instellen (met ROI)

• Elke drukke avond loopt vast: iedereen komt om 19:00 en je mist een tweede ronde.
• Slechte tijdsloten geven lege gaten, stress in keuken en bediening, en minder omzet (zeker op piekavonden zoals Valentijn op zaterdag 14 februari 2026).
• In 20 minuten kun je een simpele indeling maken met shifts, tafelduur en een limiet op de instroom die wel verkoopt en rust geeft.

Je hoeft hiervoor niet vast te zitten aan 1 platform of helpdesk-uitleg. Dit artikel vertaalt tijdsloten naar wat het je oplevert (ROI), hoe je de instroom echt gelijkmatig maakt (die knop wordt vaak vergeten), en hoe je het event-proof zet voor Valentijn en direct erna Carnaval (15 tot 17 februari 2026).

Wat bedoelen we met tijdsloten, shifts en tafelduur (simpel uitgelegd)

Tijdsloten (wat de gast ziet)

Tijdsloten zijn de tijden waaruit je gast kan kiezen: 17:30, 17:45, 18:00, 18:15.
Als je dit niet stuurt, kiest een grote groep automatisch de populairste tijd rond 19:00. Dan krijg je een piek, terwijl je om 18:00 misschien nog tafels leeg hebt.

Shifts (hoe jij de avond opknipt)

Shifts zijn jouw blokken in de avond. Denk aan:

• vroege shift (eerste ronde)
• late shift (tweede ronde)

Je gast merkt dat niet altijd, maar jij gebruikt het om te plannen: wanneer wil je een tafel opnieuw kunnen verkopen?

Tafelduur + speling (zodat het niet op de minuut moet)

Tafelduur is simpelweg: hoe lang reserveert iemand jouw tafel.
Voor een tapaszaak kan dat langer zijn dan voor een eetcafe met een daghap. En op Valentijn met een speciaal menu zit je vaak langer dan op een dinsdag.

Belangrijk: zet er altijd speling op. Niet omdat je slap plant, maar omdat mensen niet op de seconde binnenkomen, en omdat een dessert of koffie soms uitloopt.

Instroom beperken per tijdvak (zodat niet iedereen tegelijk komt)

Dit is de knop die veel ondernemers niet gebruiken, terwijl hij goud waard is: je spreekt af hoeveel gasten er maximaal binnen mogen komen per kwartier of per uur.

Voorbeeld: je kunt best 80 couverts op een avond draaien, maar je kunt niet 40 mensen tegelijk binnen laten komen om 19:00. Dan ontploft je keuken en staat je bediening alleen maar jassen aan te nemen.

Doel van deze knoppen: niet moeilijk doen, maar zorgen dat je bezetting gelijkmatiger is. Dat geeft rust en je verkoopt meer tafels op een avond.

Snel ROI-rekenmodel: wat levert 1 extra ronde je op?

Mini-berekening (1 tafel → extra couverts → extra omzet)

Pak 1 tafel als voorbeeld.

• Je hebt een tafel voor 4 personen.
• Gemiddelde besteding per persoon (eten + drank): 35 euro.
• Als je met tijdsloten wel een tweede ronde haalt op die tafel (dus nog eens 4 personen), dan is dat:

4 personen x 35 euro = 140 euro extra omzet op 1 avond, op 1 tafel.

Heb je 6 tafels die je net 1 extra keer verkocht krijgt op een piekavond?
6 x 140 euro = 840 euro extra omzet.

Dit is nog zonder het effect dat je keuken rustiger draait (minder fouten, minder gratis drankje als sorry, minder stress).

Wanneer tijdsloten niet helpen (als je keuken bottleneck is)

Tijdsloten zijn geen toverstokje. Als je keuken nu al op topdrukte niet meer dan bijvoorbeeld 45 hoofdgerechten per uur aankan, dan kun je wel extra reserveringen aannemen, maar dan krijg je lange wachttijden en boze gasten.

In dat geval gebruik je tijdsloten juist om de instroom te spreiden en het tempo te bewaken. Dat levert niet per se meer gasten op, maar wel:

• betere beleving
• betere beoordelingen
• minder weglopende tafels
• minder stress en personeelsuitval

KPI’s om te volgen (bezetting, no-show, gemiddelde duur, piekdrukte)

Hou het simpel. Dit zijn de cijfers die je echt iets vertellen:

• Bezetting per half uur: waar zitten de gaten?
• Gemiddelde tafelduur: hoe lang zitten 2 personen, 4 personen, groepen?
• No-show en late aankomsten: hoe vaak gebeurt het, en op welke tijden?
• Piekdrukte in keuken: op welke momenten wordt het te veel (bijvoorbeeld rond 19:15)?

Na twee drukke weekenden zie je al patronen.

Beste basis-instelling voor 90% van restaurants (startpunt)

Kies je vroege en late shift (voorbeeld: 17:30–19:30 en 20:15–21:30)

Een startpunt dat in veel restaurants werkt:

• Vroege shift: gasten welkom tussen 17:30 en 19:30
• Late shift: gasten welkom tussen 20:15 en 21:30

Waarom die pauze ertussen? Omdat je tijd nodig hebt voor:

• afruimen en opnieuw dekken
• even ademhalen in de keuken
• uitloop van de vroege shift zonder gedoe

Het gaat er niet om dat je iedereen om 19:30 wegstuurt. Het gaat erom dat je de instroom stuurt en een realistische tweede ronde mogelijk maakt.

Tafelduur per type reservering (2p vs 4p vs groep)

Maak het jezelf makkelijk met drie smaken:

• 2 personen: 1 uur en 30 minuten
• 3 tot 4 personen: 1 uur en 45 minuten
• 5+ personen: 2 uur (of op aanvraag)

Als jouw concept echt langer tafelen is, zet de tijden ruimer, maar maak je shifts duidelijker. Anders loopt de late shift structureel vast.

Timeslot-grootte (bijv. per 15 minuten) en waarom dit de flow bepaalt

Kies meestal 15 minuten. Dan kan je gast nog steeds normaal kiezen, maar jij krijgt genoeg spreiding.

Bij 30 minuten wordt het grover: dan krijg je sneller mini-pieken (iedereen om 18:00 of 18:30).
Bij 5 minuten wordt het vaak te priegelig en voelt het voor gasten alsof ze een trein moeten halen.

Reserveringsopening / buffer (bijv. 10–15 min) tegen uitloop

Zet standaard een buffer van 10 tot 15 minuten tussen twee boekingen op dezelfde tafel. Dat is je lucht om uitloop op te vangen zonder dat je hele avond omvalt.

Dit klinkt alsof je omzet weggeeft, maar in de praktijk verdien je het terug door minder chaos, minder discussies en minder fouten.

Instroom verdelen (zodat je niet alles om 19:00 krijgt)

Limiet per tijdslot / per uur (praktisch: max X gasten per kwartier/uur)

Stel je voor: je zaak kan prima 80 gasten op een avond aan, maar je keuken kan comfortabel 20 gasten per uur aan zonder stress.

Dan zet je een limiet, bijvoorbeeld:

• maximaal 6 tot 8 gasten per kwartier, of
• maximaal 20 tot 24 gasten per uur

Zo voorkom je dat het reserveringssysteem vol lijkt, maar jij in het echt achter de feiten aanloopt.

Wat je doet als 19:00 vol is (alternatieve tijden die wel logisch voelen)

Als 19:00 vol is, wil je niet dat je gast afhaakt. Geef alternatieven die logisch voelen, zoals:

• 18:30 (nog steeds prima dinertijd)
• 19:45 (net na de piek)
• 20:15 (start late shift, voelt als gezellig lang tafelen)

Praktisch: zorg dat je niet alleen extreme tijden overhoudt (17:15 of 21:45). Dan voelt het alsof je gasten straft.

Keuken- en bedieningsrust: waarom spreiding bijna altijd meer oplevert dan alles open

Als je alles openzet, lijkt het alsof je meer verkoopt. Maar vaak gebeurt dit:

• iedereen kiest dezelfde tijd
• wachtrijen bij binnenkomst
• bestellingen komen in 1 golf binnen
• keuken wordt trager, gasten bestellen minder extra’s
• tweede ronde durf je niet meer aan

Spreiding zorgt dat je avond doorloopt. Daar zit de extra omzet.

Event-proof setup: Valentijn (za 14-02-2026) en Carnaval (15–17-02-2026)

Valentijn: werken met vaste zitmomenten + duidelijke eindtijd (verwachtingen managen)

Valentijn valt in 2026 op zaterdag 14 februari. Dat is voor veel restaurants een van de drukste avonden van het jaar. Dan wil je geen we zien wel hoe het loopt.

Wat vaak goed werkt:

• 2 vaste zitmomenten (bijvoorbeeld 17:30 en 20:30)
• of welkom binnen een venster (bijvoorbeeld 17:30 tot 19:00 en 20:15 tot 21:00)
• met een duidelijke eindtijd voor de vroege shift (vriendelijk, maar helder)

Voorbeeldtekst die wrijving voorkomt: “Fijn dat jullie er zijn. Voor vanavond hebben we twee zitmomenten. Jullie tafel is tot 20:00, daarna komt de volgende reservering. Als je nog koffie wil, regelen we dat graag.”

Ticket/arrangement apart zetten (bijv. speciaal menu, andere tafelduur)

Doe je een Valentijnmenu of arrangement? Zet het apart in je reserveringssysteem, met:

• eigen tafelduur (vaak langer)
• minder keuze in starttijden (meer controle)
• eventueel een aparte regel (bijvoorbeeld alleen menu)

Zo voorkom je dat gewone reserveringen door je Valentijnplanning heen lopen.

Carnaval-regio’s: eerder/later piek en wat je aan je shifts verandert

Carnaval is in 2026 van 15 tot 17 februari. In veel regio’s verschuift het eetmoment:

• eerder op de avond (mensen willen door)
• of juist later (na optocht en borrels)

Praktisch:

• maak 1 extra shift-variant voor die dagen
• zet iets kortere tafelduur als je een snelle kaart hebt
• of zet langer als je merkt dat mensen blijven hangen

Belangrijkste: pas je instroom-limiet aan. Carnavalpubliek komt vaak in golven.

Communicatie die frictie voorkomt (website + Google + socials)

Hoe je tijdsloten uitlegt zonder gedoe-gevoel (kort en vriendelijk)

Houd het menselijk. 1 zinnetje is vaak genoeg:

“Op drukke avonden werken we met tijdsloten, zodat iedereen vlot bediend wordt.”

Of, voor Valentijn: “Valentijn werken we met twee zitmomenten, zodat we iedereen rustig kunnen ontvangen.”

Waar je het zet: reserveringsknop, boven de widget, bevestigingsmail

Zet het op drie plekken, anders krijg je discussie aan tafel:

1. boven de reservering op je site (vlak bij de knop)
2. in de reserveringsbevestiging (mail of bericht)
3. in je herinnering op de dag zelf (kort)

Als mensen het 1 keer lezen, vergeten ze het. Als ze het 3 keer zien, accepteren ze het.

3 must-have regels: aankomstvenster, eindtijd, te-laat beleid

Dit zijn de drie regels die discussies voorkomen:

1. Aankomstvenster: “Je bent welkom tussen 17:30 en 18:00.”
2. Eindtijd (als je met rondes werkt): “De tafel is beschikbaar tot 20:00.”
3. Te laat beleid: “Ben je later dan 15 minuten? Bel even, dan kijken we wat lukt.”

Vriendelijk, maar duidelijk.

Snelle checklist: zo stel je het goed in (platform-onafhankelijk)

Stap 1: openings-/reserveertijden kloppend zetten (niet hetzelfde!)

Je openingstijd is wanneer je open bent. Reserveertijden zijn wanneer je gasten laat binnenkomen.

Je kan om 17:00 open zijn, maar pas reserveringen vanaf 17:30 aannemen. Dat is prima (en vaak slim).

Stap 2: shifts aanmaken (lunch/diner/early/late)

Maak shifts aan die passen bij je werkelijkheid:

• lunch (als je die hebt)
• vroege dinner shift
• late dinner shift

Begin simpel. Je kunt later verfijnen.

Stap 3: tafelduur + buffer instellen

Zet tafelduur per groepsgrootte en voeg een buffer toe. Als je dit 1 keer goed zet, heb je er weken profijt van.

Stap 4: instroom-limieten zetten (optioneel maar sterk)

Als je maar 1 ding extra doet naast shifts: zet instroom-limieten. Dat is vaak het verschil tussen volgeboekt en goed gedraaid.

Stap 5: testen in je widget/preview vóór je live gaat

Test als gast:

• welke tijden zie je op een druk moment?
• voelt het logisch?
• krijg je rare gaten (zoals alleen 17:15 en 21:45)?

Pas aan tot het klopt. Dit kost je 10 minuten en bespaart je een avond ellende.

Veelgestelde vragen / bezwaren

“Gaan gasten dit irritant vinden (en afhaken)?”

Een klein deel wel. Maar de meeste gasten willen vooral snel geholpen worden, lekker eten zonder stress en weten waar ze aan toe zijn.

Als jij het vriendelijk uitlegt en logische tijden aanbiedt, haken juist minder mensen af. Zeker op Valentijn: mensen verwachten daar toch al alleen op reservering en wat meer regels.

“Kost dit me niet heel veel tijd om in te stellen?”

De basis (2 shifts + tafelduur + 15-minuten tijdsloten) zet je meestal in 20 tot 30 minuten.

Als je merkt dat je blijft twijfelen of je bang bent om omzet te missen, kan het slimmer zijn om je online reserveringssysteem laten inrichten. Dan weet je zeker dat je startpunt klopt en je niet per ongeluk je eigen planning saboteert.

“Wat als tafels uitlopen en mijn tweede shift boos wordt?”

Dan heb je twee dingen nodig:

1. buffer tussen shifts (10 tot 15 minuten)
2. een zin die je team altijd gebruikt, bijvoorbeeld:

“We doen ons best om u meteen te zetten. Het kan een paar minuten uitlopen door de drukte.”

Op piekavonden is 5 tot 10 minuten wachten vaak acceptabel, zolang je het goed opvangt.

“Welke instellingen zijn het belangrijkst als ik maar 30 minuten heb?”

In deze volgorde:

1. 2 shifts (vroege en late)
2. tafelduur per groepsgrootte
3. 15-minuten tijdsloten
4. instroom-limiet (als je nog tijd hebt)

“Kan ik dit zelf, of is het slimmer om iemand mee te laten kijken?”

Je kunt dit prima zelf als je een rustig moment hebt en je je cijfers een beetje kent.

Wil je sneller zekerheid (zeker richting Valentijn), kijk dan even naar de prijzen voor hulp bij je reserveringsflow. Dan weet je meteen waar je aan toe bent.

Wanneer je beter geen tijdsloten gebruikt (of anders instelt)

Concepten waar vrije inloop werkt (en hoe je toch grip houdt)

Heb je een zaak die draait op vrije inloop, zoals een borrelbar met kleine gerechten? Dan kunnen strakke tijdsloten averechts werken.

Wat je dan wel kunt doen:

• alleen tijdsloten voor grote tafels (vanaf 6 of 8 personen)
• een wachtlijst gebruiken op drukke momenten
• instroom beperken zonder harde eindtijd (meer flow dan rondes)

Kleine kaart vs proeverijmenu: tafelduur verschilt enorm

Een snelle kaart (burger, dagmenu, pizza) is vaak een kortere tafelduur. Een proeverijmenu of tapas met meerdere rondes is vaak langer.

Kopieer dus niet blind de tijden van de buren. Een tapaszaak waar mensen 2,5 uur blijven hangen heeft een andere planning nodig dan een bistro met 3 gangen in 1 uur en 45 minuten.

Samenvatting + keuzehulp (wat je vandaag doet)

“Als je vooral omzet wil: doe dit”

• Werk met 2 shifts (vroege en late)
• Zet tafelduur per groepsgrootte strak maar eerlijk
• Zet instroom-limieten zodat je de piek rond 19:00 breekt
• Maak voor Valentijn (za 14-02-2026) een aparte setup met duidelijke zitmomenten

“Als je vooral rust wil: doe dit”

• Gebruik 15-minuten tijdsloten
• Zet een buffer van 10 tot 15 minuten
• Beperk instroom per uur zodat keuken en bediening gelijkmatig draaien
• Communiceer drie regels: aankomstvenster, eindtijd (indien van toepassing), te laat beleid

Wil je dat ik dit samen met jou in één keer goed zet? Plan een 30-minuten adviesgesprek (WhatsApp of bellen): jij stuurt je openingstijden + (simpele) plattegrond/tafels, ik geef je een concrete shift-setup (tijdsloten, tafelduur, instroom) die past bij jouw zaak en piekavonden zoals Valentijn. Het snelst is: stuur je plattegrond via WhatsApp.