HACCP app voor horeca kiezen en invoeren (simpel stappenplan)

Ben je ook altijd die papieren lijsten kwijt, of liggen ze ergens onder de koffiemolen en dan blijken ze niet ingevuld?

Dat geeft stress. Je team wordt onrustig, je bent tijd kwijt met zoeken, en bij een controle wil je gewoon rustig kunnen laten zien dat alles op orde is.

In deze blog krijg je geen verkooppraat of technische uitleg, maar een praktische aanpak: een korte checklist om een HACCP app te kiezen, plus een 7-dagen plan om er echt mee live te gaan. Het doel is simpel: minder lijsten, een duidelijke routine, en een logboek dat je snel terugvindt.

Wat is een HACCP app (en wat moet je echt bijhouden)?

Een HACCP app is in de praktijk een digitale map met checklijsten. Je vervangt papier door invullen op telefoon of tablet. Het doel is niet "mooie software", maar bewijs en rust: je laat zien dat je hygiënisch en voedselveilig werkt, en dat je het ook echt bijhoudt.

Belangrijk: je hoeft niet alles te registreren wat kan. Je moet vooral registreren wat nodig is voor jouw zaak en wat je team ook echt volhoudt.

Welke registraties kom je het vaakst tegen in horeca (temperatuur, schoonmaak, ontvangst)

In de meeste cafés, restaurants, lunchzaken en hotels kom je bijna altijd deze drie tegen:

Temperaturen
Koelingen, vriezers, warmhoudbak, soms kerntemperatuur bij doorbakken of terugkoelen.
Schoonmaak en hygiëne taken
Denk aan: werkbladen, snijplanken, vaatwasser, tapinstallatie, toiletten, afval, ongedierte-check.
Ontvangst van goederen
Is het product heel aangekomen? Was de koeling op temperatuur? Is de verpakking heel? Datumstickers op orde?

Praktijkvoorbeeld: in een tapasbar in Valencia werkte men met één open/close-lijst per dag. Dat was overzichtelijk en haalbaar. Pas toen het team eraan gewend was, voegden ze extra lijsten toe. Die volgorde maakte het verschil.

Waarom digitaal makkelijker is dan papier (minder vergeten, alles terug te vinden)

Papier heeft één groot probleem: het verdwijnt, of het wordt "straks" ingevuld. En als het druk is, is "straks" vaak morgen.

Digitaal helpt omdat:

je herinneringen kunt instellen (bijvoorbeeld om 16:00 koeling checken),
je alles per datum terugvindt,
je sneller kunt aantonen wat je deed als er vragen komen,
je minder discussie krijgt: wie zou dit doen?

Praktijkvoorbeeld: een brasserie met veel parttimers merkte dat de ochtendploeg vaak de koellijst vergat. Met een melding op de telefoon werd dat een gewoonte. Niet omdat mensen ineens anders werden, maar omdat het systeem hielp.

Voor wie is een app wél/niet handig (klein team vs meerdere locaties)

Wel handig als:

je meerdere medewerkers hebt die wisselende diensten draaien,
je een drukke zaak hebt en geen tijd hebt voor mapbeheer,
je meerdere locaties hebt of vaak invalkrachten.

Minder noodzakelijk (maar nog steeds handig) als:

je met een piepklein team werkt en iedereen altijd alles onthoudt,
je administratie nu al strak is en je nooit iets kwijt bent.

Toch zie je vaak dat zelfs een kleine zaak er rustiger van wordt. Zeker rond januari, wanneer je vaak nieuwe roosters, nieuwe afspraken en soms nieuw personeel hebt. Dan wil je geen losse papieren en geen discussie over wie wat deed.

Wanneer is een HACCP app "goed genoeg"? (snelle checklist)

Je hoeft geen perfecte app. Je hebt een app nodig die je team echt gebruikt en die jou helpt bij een controle. Met deze checklist kun je in vijf minuten beoordelen of een app past.

Must-haves: takenlijst per dag, reminders, foto/handtekening, export/rapport

Let hier minimaal op:

Takenlijst per dag: duidelijk wat vandaag moet gebeuren.
Herinneringen: een seintje als iets vergeten wordt.
Foto of bevestiging: handig bij afwijkingen (bijvoorbeeld kapotte verpakking) en voor bewijs.
Export of rapport: je moet een overzicht kunnen uitdraaien of opslaan, per periode.

Werkvloer-proof: werkt op telefoon/tablet, offline/online, meerdere gebruikers

Een app kan er goed uitzien, maar als het op de vloer niet werkt, ben je klaar.

Check daarom:

Werkt het prettig op telefoon én tablet?
Kun je invullen als het internet even slecht is (bijvoorbeeld in een kelder)?
Kunnen meerdere mensen inloggen met hun eigen naam?

Beheer: rollen/rechten (keuken/manager), makkelijk aanpassen per locatie

Je wilt niet dat iedereen alles kan aanpassen. Meestal werkt dit het best:

keuken vult keukenlijsten in,
bediening vult bijvoorbeeld schoonmaakpunten in die bij de bar horen,
manager controleert en kan lijsten aanpassen.

Heb je meerdere locaties? Dan wil je dezelfde basis, met kleine verschillen per locatie.

Support: hulp bij inrichting, training, reactietijd

De grootste struikelblok is niet de app, maar de start.

Vraag dus vooraf:

Helpen jullie met inrichten?
Kunnen jullie kort uitleg geven aan mijn team?
Hoe snel reageren jullie als iets vastloopt?

Bewijs bij controle: terugvinden per datum/locatie, duidelijk logboek

Stel: inspectie vraagt iets van vorige maand. Dan wil je niet zoeken.

Een goede app laat je:

per datum zoeken,
per locatie filteren,
een duidelijk logboek laten zien: wat is gedaan, door wie, en wanneer.

Zo kies je snel: 3 smaken HACCP apps (met voor- en nadelen)

Je hoeft niet meteen merken te vergelijken. Kies eerst de categorie die bij je past. Daarna pas kijk je naar aanbieders.

Alleen HACCP registreren (simpel, goedkoop, snel live)

Dit is de meest gekozen start.

Voordelen: snel, overzichtelijk, weinig inrichting, goedkoper.
Nadelen: minder extra functies als je ook labels, recepten of uitgebreide allergeneninfo wil beheren.

Ideaal als je zegt: ik wil dat temperatuur en schoonmaak strak staan en dat ik het snel kan laten zien.

HACCP + extra's (allergenen/recepturen/labels) (handig, maar meer inrichting)

Handig als je veel zelf maakt, vaak wisselt op de kaart, of veel afhaal en bezorging doet.

Voordelen: meer op één plek, minder losse Excelletjes, meer grip.
Nadelen: kost meer tijd om goed in te richten, en je team moet het echt gaan gebruiken.

Sensor/24-7 temperatuur (minder handwerk, maar investering + installatie)

Hier hangen sensoren in koelingen en vriezers die automatisch meten.

Voordelen: minder handmatig invullen, sneller afwijkingen zien (bijvoorbeeld 's nachts storing).
Nadelen: investering, installatie, en je bent afhankelijk van apparatuur en melding-instellingen.

Tip voor januari: begin van het jaar is vaak het moment om processen strakker te zetten. Je maakt toch nieuwe afspraken (roosters, verantwoordelijkheden, schoonmaakrondes). Dan is het makkelijker om te zeggen: vanaf nu doen we het zo.

Implementatie in 7 dagen (praktisch stappenplan)

Veel leveranciers zeggen: je bent snel live. Maar jij zit met de realiteit: drukte, personeel, en alles draait door. Daarom dit 7-dagen plan. Het is gemaakt voor de werkvloer: klein beginnen, vaste routine, en iemand die eigenaar is.

Dag 1: inventaris (welke lijsten gebruik je nu?)

Pak je papieren map erbij (of je huidige app) en leg alles op tafel:

Welke lijsten gebruik je echt?
Welke worden eigenlijk nooit ingevuld?
Welke taken zitten in hoofden, maar staan nergens?

Doel van dag 1: overzicht, geen discussie.

Dag 2: maak je minimale set registraties (begin klein)

Kies je minimale set. Voor veel zaken is dat:

1 temperatuurcheck per dag (of per dienst),
1 schoonmaaklijst (open/close),
1 ontvangst-check bij levering.

Begin expres klein. Als je start met twintig lijsten, haakt het team af.

Dag 3: gebruikers aanmaken + rollen (wie vult wat in?)

Maak het concreet:

Wie vult temperaturen in?
Wie tekent schoonmaak af?
Wie controleert aan het einde van de dag?

Tip: kies één persoon als eigenaar (vaak de manager of chef). Die persoon zorgt dat het blijft lopen.

Dag 4: proefweek draaien (papier nog even als backup)

Draai een proefweek:

iedereen vult in de app in,
papier ligt nog achter de hand (alleen als back-up).

Zo haal je spanning weg. Niemand is bang dat je ineens zonder bewijs zit.

Dag 5: fouten oplossen (te veel meldingen? te veel lijsten?)

Nu komt de echte winst: versimpelen.

Krijg je te veel meldingen? Zet ze rustiger.
Is een lijst te lang? Knip hem op of haal punten weg die toch niet gebeuren.
Moet iets per dag, of is per week genoeg?

Hier gaat het vaak mis: alles blijft staan "zoals het ooit bedacht is".

Dag 6: vaste routine (wie checkt einde dag/week?)

Maak één vaste afspraak, bijvoorbeeld:

einde dag: dienstleider checkt of alles groen staat,
einde week: manager checkt de overzichten en pakt afwijkingen op.

Als je dit niet afspreekt, wordt het na twee weken weer iets van niemand.

Dag 7: definitief live + export test (kun je alles terugvinden?)

Test alsof er morgen controle is:

Kun je een weekoverzicht terugvinden?
Kun je een lijst exporteren of opslaan?
Zie je duidelijk wie wat deed?

Pas als dit lukt, ben je echt klaar.

Kosten & tijd: wat betaal je écht (en waar gaat het mis)?

Een HACCP app klinkt soms goedkoop, maar de praktijkkosten zitten vaak in opstart en gewoontes. Dit wil je vooraf helder hebben.

Kostenposten: abonnement, inrichting, training, extra modules/apparatuur

Meestal betaal je voor:

abonnement (per maand of per jaar),
inrichting (soms inbegrepen, soms apart),
training (kort uitlegmoment voor team),
extra onderdelen (bijvoorbeeld labels, allergenenbeheer),
apparatuur (tablet, of sensoren voor koelingen).

Wil je dit vooraf transparant bekijken? Dan helpt het om even te kijken op bekijk wat het kost (en wat je krijgt), zodat je niet later verrast wordt.

Tijdsinvestering voor team (per dag) - hou het klein

Als je het goed doet, kost het per dag meestal maar een paar minuten:

temperaturen: 1 tot 2 minuten,
schoonmaak afvinken: 2 tot 5 minuten,
ontvangst: 1 minuut per levering.

Maar alleen als je lijsten kort zijn en niemand dubbel werk doet.

Meest gemaakte fouten: te uitgebreid starten, niemand eigenaar, geen routine

Dit zijn de drie klassiekers:

Te uitgebreid starten: alles tegelijk digitaliseren. Gevolg: niemand vult het af.
Niemand is eigenaar: iedereen denkt dat een ander het regelt.
Geen routine: zonder vaste checkmomenten verslapt het vanzelf.

Wij pakken dit bewust anders aan: met een 7-dagen implementatieplan, met focus op werkvloer-eenvoud (minder lijsten, duidelijke routine, heldere verantwoordelijkheden) én met een 1-pagina keuzehulp + checklist zodat je niet eindeloos blijft vergelijken.

Veelgestelde vragen / bezwaren

Is een HACCP app verplicht of mag papier ook?

Papier mag in veel gevallen nog steeds. Het gaat erom dat je kunt laten zien wat je doet en dat je het bijhoudt.

Alleen: papier is vaker kwijt, wordt achteraf ingevuld, of is onleesbaar. Digitaal maakt het makkelijker om het netjes en consequent te doen.

Wat als medewerkers het niet invullen?

Dan is het bijna nooit luiheid, maar onduidelijkheid of te veel gedoe. Oplossingen die vaak wel werken:

begin met minder lijsten,
zet herinneringen op logische momenten (niet midden in de spits),
maak één persoon verantwoordelijk per dienst,
bespreek het kort in de weekstart: dit is niet extra werk, dit is hoe we rust houden.

Ik ben niet technisch, kan ik dit zelf?

Ja, als je het simpel houdt. Het is vooral: welke lijsten wil je, wie vult ze in, en wanneer check je ze.

Kom je er niet uit, dan is hulp bij digitaliseren van je horeca-processen vaak precies wat je zoekt: iemand die het met je doorneemt en het praktisch maakt voor jouw vloer.

Wat als internet uitvalt / tablet kapot gaat?

Spreek één noodplan af:

één vaste plek voor een back-up toestel (oude telefoon of extra tablet),
en check of de app ook werkt als internet even wegvalt.

En heel praktisch: leg een oplader op een vaste plek en maak één persoon verantwoordelijk voor tablet aan het einde van de dag aan de lader.

Hoe toon ik dit bij een controle aan (export/overzicht)?

Zorg dat je dit één keer oefent (dag 7 in het plan):

per datum terugzoeken,
laten zien wie het invulde,
een overzicht kunnen opslaan of uitdraaien.

Als jij rustig binnen 30 seconden een logboek opent, voelt een controle meteen minder spannend.

Snelle keuzehulp (1 pagina): jouw situatie -> beste aanpak

Klein team, 1 locatie -> begin met basisregistraties

Kies een simpele app die alleen de kern doet:

temperaturen,
schoonmaak,
ontvangst.

Houd het kort. Als dit loopt, kun je altijd uitbreiden.

Meerdere locaties/veel wisseling personeel -> focus op rollen + reminders

Dan heb je vooral nodig:

duidelijke rollen (wie mag wat),
herinneringen per dienst,
een manager-overzicht per locatie.

Het doel is dat het ook goed blijft gaan als jij er een dag niet bent.

Veel koelingen/temperatuurgedoe -> overweeg 24-7 monitoring

Heb je veel koelingen, of al eens gedoe gehad met uitval? Dan kan 24-7 monitoring met sensoren de rust waard zijn. Je ziet sneller afwijkingen en je voorkomt discussies achteraf.

Klaar om dit goed te regelen? (zonder gedoe)

Je hoeft dit niet alleen uit te zoeken of tien aanbieders te bellen. Met een half uurtje kom je vaak al tot een duidelijke keuze, plus een plan dat je team ook echt gaat volgen.

Wat we in 30 minuten voor je helder maken (keuze, setup-plan, eerste week routine)

We kijken samen naar:

hoe je nu registreert (papier of digitaal),
welke minimale set lijsten bij jouw zaak past,
wie wat invult en wie controleert,
hoe je binnen 7 dagen rustig live gaat.

Plan een gratis adviesgesprek van maximaal 30 minuten: je laat zien hoe je nu registreert (papier/app), en je krijgt een simpel keuze-advies + 7-dagen startplan voor jouw zaak. Je kunt direct via deze pagina een moment prikken: plan een gratis adviesgesprek van 30 minuten.