Kassasysteem horeca koppelen aan website (simpel uitgelegd)

Je herkent het vast: je hebt een website met online bestellen, maar in de kassa doe je alsnog dubbel werk. Menu aanpassen op de site en in de kassa. Prijzen wijzigen op twee plekken. En als er een online bestelling binnenkomt, moet iemand hem overtypen of handmatig een bon maken.

Dat lijkt prima te doen, tot je een druk weekend hebt, een feestdag, of ineens terrasweer. Dan krijg je prijsfouten, bestellingen die verkeerd in de keuken landen, of je mist orders. En jij staat stress te managen in plaats van je zaak te runnen.

Deze checklist is bewust neutraal opgezet (geen merkgeduw): je krijgt 3 routes om uit te kiezen, plus de punten die in de praktijk bijna altijd misgaan (menu-sync, betalingen, bonnenstroom en tracking). In 10 minuten weet je welke koppeling bij jouw horecazaak past en welke vragen je aan je kassaleverancier of websitebouwer moet stellen.

Wat bedoelen we met “kassa koppelen aan je website”?

Een koppeling betekent simpel gezegd: je website en je kassasysteem wisselen gegevens uit, zodat er minder handwerk is en minder fouten ontstaan.

3 niveaus van koppeling (basis, goed, ideaal)

1) Basis

Online bestellingen komen binnen (bijvoorbeeld per e-mail of als losse melding).
Jij of je team zet het nog handmatig in de kassa of maakt handmatig een bon.
Werkt, maar bij drukte is dit vragen om misverstanden.

2) Goed

Online bestelling komt automatisch als bestelling binnen in je kassasysteem.
Je keukenbon of scherm krijgt hem direct door.
Je hoeft niet te knippen-plakken of over te typen.

3) Ideaal

Menu, prijzen, opties en btw staan 1 keer goed en blijven gelijk tussen website en kassa.
Openingstijden en afhaal- of bezorgtijden lopen mee.
Betalingen en rapporten kloppen zonder puzzelen.
Je kunt meten welke acties op je website echt bestellingen opleveren (handig als je adverteert).

Welke data gaat heen en weer?

In de praktijk gaat het meestal om:

Producten: gerechten, drankjes, menu’s, arrangementen.
Prijzen: inclusief acties zoals “weekend special” of “dinsdag pizza-avond”.
Btw: belangrijk voor je administratie (en om achteraf geen gedoe te hebben).
Opties en extra’s: “zonder ui”, “extra saus”, “glutenvrij”, “medium of groot”.
Afhaal- en bezorgtijden: wanneer mensen kunnen bestellen en wanneer je het klaar hebt.
Betalingen: online betaald of betalen bij afhalen/aan tafel.

Wanneer is “geen koppeling” alsnog oké?

Soms is geen koppeling prima, bijvoorbeeld als:

je een kleine kaart hebt die zelden wijzigt,
je weinig online orders hebt en het vooral extra omzet is,
je alleen reserveringen via de website doet.

Maar zodra je kaart vaak verandert, je veel extra’s hebt, of je online omzet serieus wordt, ga je de nadelen voelen.

Meest voorkomende routes (zodat je sneller kiest)

Er zijn grofweg drie manieren. Denk vooral in: wie beheert het menu, en waar komt de bestelling binnen.

Route 1: website met online bestellen van je kassaleverancier

Dit is de meest rechte lijn.

Je kassaleverancier levert online bestellen als onderdeel van het systeem.
Bestellingen komen vaak direct goed binnen op de juiste plek (bar/keuken).

Nadeel: je zit soms vast aan wat je kassaleverancier aanbiedt qua uitstraling of flexibiliteit.

Route 2: website met bestelplatform dat doorstuurt naar je kassa

Je website gebruikt een bestelsysteem dat bestellingen doorzet naar je kassa.

Voordeel: vaak flexibel en relatief snel te starten.
Handig als je je website belangrijk vindt voor je merk (je eigen foto’s, acties en tone of voice).

Nadeel: je hebt meer partijen. Als er iets hapert, kan het onduidelijk zijn wie het oplost.

Als je twijfelt tussen “alles via je eigen site” of “via een platform”, lees ook: eigen website vs bestelplatforms.

Route 3: maatwerk koppeling (alleen als je echt iets speciaals nodig hebt)

Dit is voor uitzonderingen, bijvoorbeeld:

meerdere zaken met 1 centrale keuken,
ingewikkelde menu’s met veel regels,
speciale acties per wijk of per tijdslot,
of als je kassa beperkt is, maar jij toch een strak proces wilt.

Voordeel: precies zoals jij het wil.

Nadeel: duurder, en je moet afspraken maken over beheer en support.

Snelle keuzehulp: welke route past bij cafe, restaurant of afhaal?

Cafe (simpele kaart, veel “aan de bar”): vaak route 1 of 2. Let extra op: komt drank bij de bar binnen en eten in de keuken?
Restaurant (veel opties, allergenen, menu-deals): route 1 als je kassa dit goed ondersteunt, anders route 2 met extra aandacht voor opties en keukenbonnen.
Afhaal en bezorg (veel volume, pieken in korte tijd): route 1 of 2, maar dan moet je echt testen op piekuren. Route 3 alleen als je model ingewikkeld is.

De integratie-checklist (dit moet je voor je start afvinken)

Dit is het deel dat vaak wordt overgeslagen. En precies daar ontstaan later de extra kosten en stress.

Menu en prijzen: wie is de bron?

Maak 1 keuze en leg hem vast:

Kassa is de bron: je past je kaart aan in de kassa, website volgt automatisch.
Website is de bron: je past het aan op de website, kassa volgt.

Als niemand eigenaar is, eindig je met twee menu’s die net niet gelijk zijn. Dat merk je altijd op het drukste moment.

Productstructuur: opties, extra’s, menu-deals (waar gaat het vaak mis)

Hier gaat het vaak fout:

Dubbele of net andere namen: “kroket op brood” vs “broodje kroket”.
Extra’s die niet duidelijk zijn voor de keuken: “extra pittig”, maar wat moet de keuken doen?
Deals die op de website mooi zijn, maar in de kassa als losse regels binnenkomen zonder logica.

Praktijkvoorbeeld: een actie als “2e pizza half geld” werkt op de website, maar de korting komt niet mee in de kassabon. Resultaat: discussie aan de balie. Dat soort dingen wil je voor livegang vangen, niet op vrijdagavond.

Bestelstroom: waar komt de bon binnen?

Bepaal vooraf:

Gaan drankjes naar de bar en eten naar de keuken?
Naar printer of keukenscherm?
Wat zie je bij afhaal: naam, tijd, opmerkingen en betaalstatus?

Betaling: online betalen vs betalen bij afhalen/aan tafel

Maak een duidelijke keuze:

Online betalen: minder no-shows en sneller afhandelen aan de balie. Handig bij afhaalpieken.
Betalen bij afhalen: laagdrempelig, maar je krijgt vaker bestellingen die niet worden opgehaald.
Betalen aan tafel: prima, maar zorg dat je team snapt hoe het binnenkomt.

Check ook: wil je fooi-opties, en hoe komt dat terug in je rapporten?

Openingstijden en bezorgtijden: automatische stop bij gesloten

Niets zo vervelend als bestellingen aannemen terwijl de keuken al dicht is.

Check:

kan je website automatisch dichtgaan buiten openingstijden?
kun je afhaal en bezorg apart instellen?
kun je feestdagen en uitzonderingen snel regelen?

Richting drukke periodes (december, vakantieweken, zonnige weekenden) is dit extra belangrijk: je wil niet dat je systeem open blijft staan terwijl je team al over de limiet is.

Bonnen, btw en administratie: wat wil je terugzien in rapporten?

Vraag jezelf af:

Wil je online bestellingen als aparte categorie in je dagrapport?
Moeten bezorgkosten apart zichtbaar zijn?
Klopt de btw per product (drank, eten, afhaal, bezorg)?

Tracking: meten wat werkt (Google/Meta) zonder gedoe

Als je geld uitgeeft aan marketing, wil je weten wat het oplevert. Gewoon praktisch:

Welke pagina of actie levert bestellingen op?
Komt het vooral van “pizza afhalen” of van “menu bekijken”?
Welke dag en welk uur leveren het meeste op?

Dit wordt vaak vergeten bij koppelingen, terwijl het direct over omzet gaat.

Mini-check voor drukke periodes: test op piekuren en maak een back-up plan

Doe dit voor je live gaat (en zeker voor een druk weekend):

Test op een rustig moment, maar gedraag je alsof het zaterdag 19:00 is.
Zet iemand in de keuken, iemand achter de bar, iemand bij de kassa.
Spreek af: wat doen we bij internetstoring? En wat doen we als de printer stopt?

Back-up kan simpel zijn:

bestellingen tijdelijk pauzeren op de website,
reserve printerrol en (als je ermee werkt) een reserve printer,
1 noodproces: als het misgaat, bellen we de klant (nummer zichtbaar in de order) en maken we handmatig een bon.

Wat kost het en hoeveel tijd ben je kwijt?

Geen exacte bedragen (want elke zaak is anders), maar wel realistische verwachtingen.

Waar betaal je voor?

Meestal zitten kosten in vier bakken:

Maandkosten: online bestellen en/of koppeling.
Eenmalige inrichting: menu, opties, bonnenstroom.
Koppeling/module: soms inbegrepen, soms apart.
Onderhoud/support: wie past dingen aan en wie lost storingen op?

Tijdlijn: snel live vs netjes live

Snel live (1 tot 2 weken): als je kaart simpel is en je keuzes helder zijn.
Netjes live (2 tot 6 weken): realistischer bij veel opties, menu-deals, meerdere printers of meerdere afhaal- en bezorgmomenten.

Plan altijd een testmoment in met echte testbestellingen.

Verborgen valkuilen die het duur maken

Dit maakt het vaak duurder dan gedacht:

Productlijst in de kassa is rommelig (dubbele items, rare namen, oude acties).
Extra modules nodig (bezorgzones, tijdsloten, specifieke betaalopties).
Support buiten kantooruren (en ja, in horeca gaat het juist mis in avonden en weekenden).

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Twee menu’s bijhouden (en niemand is eigenaar)

Oplossing: spreek af wie eigenaar is van de kaart en waar je hem beheert: kassa of website.

Slechte artikel-namen/opties waardoor de keuken moet gokken

Oplossing: maak namen concreet en test met de keuken alsof het een echte avond is.

Geen end-to-end test (van website tot kassabon)

Oplossing: test niet alleen “ik kan bestellen”, maar ook: klopt prijs, btw, betaalstatus en komt het op de juiste plek binnen.

Geen plan bij internetstoring of printerstoring

Oplossing: 1 A4 met “wat doen we als…” en reserve spullen klaar.

Veelgestelde vragen

Is dit duur?

Het hoeft niet duur te zijn, maar helemaal gratis bestaat zelden als je het goed wil. De winst zit meestal in minder fouten, minder stress en meer orders die je wel aankan tijdens pieken.

Hoeveel gedoe is het om dit te beheren?

Als je 1 bron kiest (kassa of website) en je productstructuur klopt, valt het beheer mee. Het meeste werk zit in de start: alles netjes zetten en goed testen.

Kan ik dit zelf regelen of heb ik hulp nodig?

Een simpele zaak kan veel zelf. Hulp is vaak handig bij:

opties en deals netjes inrichten,
bonnenstroom (bar/keuken),
tracking goed instellen.

Als je doel is om echt omzet te draaien via je eigen site, dan is online bestellen via je eigen website vaak de meest logische route om dit meteen goed neer te zetten.

Wat als mijn kassasysteem geen koppeling heeft?

Dan heb je grofweg drie opties:

werken zonder koppeling (alleen slim als je klein bent en weinig wijzigt),
werken met een tussenroute die alsnog kan doorsturen,
overstappen op een kassasysteem dat dit wel ondersteunt.

Kan ik mijn eigen website houden en toch koppelen?

Ja, vaak wel. Meestal kun je online bestellen toevoegen aan je bestaande website en zorgen dat bestellingen netjes in je kassa terechtkomen. De vraag is vooral: welke route past bij jouw manier van werken?

Beslis in 15 minuten: jouw mini-plan

Stap 1: schrijf je must-haves op

Schrijf op wat je echt nodig hebt:

alleen afhaal of ook bezorg?
bestellen aan tafel (QR) of niet?
online betalen of betalen bij afhalen?
drank naar bar en eten naar keuken?

Stap 2: kies route 1/2/3

Wil je 1 verantwoordelijke partij en snel rust? Vaak route 1.
Wil je flexibiliteit met je eigen website en toch doorzetten naar je kassa? Route 2.
Heb je echt een uitzonderlijke situatie? Dan pas route 3.

Stap 3: 8 vragen om te stellen

Kan een online bestelling automatisch als bestelling in de kassa komen?
Komen keukenbonnen op de juiste plek binnen (bar/keuken)?
Wie beheert het menu: kassa of website?
Hoe gaan opties en extra’s mee (en hoe ziet de keuken dat)?
Hoe werkt online betalen en hoe zie ik dat terug in mijn rapporten?
Kan het systeem automatisch stoppen buiten openingstijden?
Wat is het noodplan bij internetstoring?
Wat zijn eenmalige kosten en maandkosten, en wat is inbegrepen aan hulp?

Stap 4: test 3 bestellingen voor livegang

Simpele afhaalbestelling met online betaling.
Bestelling met extra’s en een opmerking (zonder ui, extra saus).
Bestelling op een moment dat je bijna dicht bent (check of het systeem netjes stopt).

Plan een adviesgesprek een gratis adviesgesprek van maximaal 30 minuten: we checken jouw kassasysteem + gewenste website-functies en bepalen samen welke koppeling (route 1/2/3) het meest logisch is, inclusief stappenplan en globale kosten/tijd.