Depósito al reservar restaurante: guía paso a paso (enero/anti no-show)
Enero es un mes raro en la hostelería: la gente sí quiere “salir a cenar después de las fiestas”, pero cancela más rápido (gripe, clima, bolsillo vacío) y los no-shows se notan aún más cuando los márgenes ya están bajo presión. Si a eso le sumas los fines de semana de invierno, los eventos y la previa a Horecava, se entiende por qué la certeza pasa a ser casi tan importante como la hospitalidad.
Un depósito al reservar (o una garantía con tarjeta de crédito) no tiene por qué ser frío o impersonal. Si lo configuras bien con reglas claras, un flujo de pago sin fricción (iDEAL/Mollie) y comunicación consistente en todos tus canales (web y Google/Maps), evitas fugas de ingresos. Y tu equipo gana tranquilidad.
Por qué los restaurantes en enero trabajan más con depósito
En enero suele repetirse la misma combinación:
- Más cambios de última hora: se mueven mesas (“mejor una hora más tarde”), cambian los números (“venimos 6 en vez de 8”) o la gente se cae por clima o enfermedad.
- Más presión de costes: compras, energía y personal siguen pesando, mientras la ocupación es menos predecible.
- Los picos son más caros: viernes, sábado o una noche especial (maridaje, música en vivo, chef’s table) se llenan rápido, pero un no-show puede desordenarte todo el seating.
Por eso cada vez más negocios trabajan con fianza/depósito o garantía de tarjeta. No para ser “duros”, sino para separar reservas serias de las poco comprometidas y para proteger la mise-en-place y la planificación de personal.
Depósito vs. garantía de tarjeta vs. no-show fee: qué encaja con tu negocio?
Cuándo elegir depósito (fianza) y cuándo garantía de tarjeta?
El depósito (fianza) funciona bien si:
- tienes menús con foodcost alto (tasting menu, shared dining, marisco, cortes especiales);
- recibes muchos grupos o mesas de larga duración;
- en enero e invierno quieres certeza antes de comprar.
La garantía de tarjeta (datos de tarjeta como garantía; solo se cobra en caso de no-show o cancelación tardía) encaja mejor si:
- quieres mantener baja la fricción (menos “tengo que pagar ya”);
- buscas sobre todo protección contra no-shows, no tanto contra “cancelo con 2 días de antelación”;
- tu público reserva más a menudo de forma espontánea.
Una no-show fee sin depósito también es posible, pero es más delicada de comunicar: los clientes la perciben antes como “multa”. En la práctica, esto suele ser más amable: “Pedimos una fianza que se devuelve si cancelas a tiempo.”
Enfoque híbrido: solo picos (vie/sáb, festivos, eventos)
Un enfoque híbrido suele ser el punto óptimo:
- Depósito solo en días pico (vie/sáb) o franjas (por ejemplo, de 19:00 a 20:00).
- Solo a partir de X personas (por ejemplo, 6+), porque los no-shows de grupos son los que más duelen.
- Solo en menús especiales o eventos (San Valentín, noche de maridaje, chef’s table).
Así mantienes la barrera baja entre semana, pero proteges ingresos cuando realmente importa.
Checklist: configurar depósito en reservas de restaurante en 30-60 minutos
La siguiente checklist sirve para dejarlo bien armado hoy mismo, sin semanas de “redactar políticas”.
Paso 1: Define reglas (importe, umbral, límite de tiempo)
Hazlo concreto; si no, tendrás discusiones.
Elige 1 modelo:
- Importe fijo por persona (por ejemplo, EUR 10-25 p.p.)
- Importe fijo por mesa (por ejemplo, EUR 50)
- Porcentaje del precio del menú (en eventos)
Define también:
- Umbral: a partir de cuántas personas aplica? (por ejemplo, 6+)
- Límite de tiempo: hasta cuándo se puede cancelar gratis? (por ejemplo, 24 o 48 horas)
Ejemplo práctico: un bistró de 40 cubiertos elige en enero EUR 15 p.p. a partir de 5 personas, con ventana de cancelación de 48 horas para mesas de fin de semana.
Paso 2: Política de cancelación y reembolso
Aquí es donde ganas en trato al cliente.
Decide de antemano:
- Cancelar gratis hasta: 24 o 48 horas antes.
- Reprogramar: se permite dentro de la ventana sin coste? (a menudo: sí, siempre que sea dentro de 14 días con nueva fecha.)
- Reembolso parcial: qué haces si se reservó para 8 y vienen 6?
Déjalo en blanco y negro. Por ejemplo: “El ajuste del número de personas es gratuito hasta 24 horas antes; después cobramos por el número reservado.”
Paso 3: Elegir flujo de pago (iDEAL/Mollie/tarjeta) + confirmaciones
Para NL, iDEAL suele ser la vía más rápida hacia la aceptación.
Dos configuraciones muy usadas:
- Depósito vía iDEAL (a menudo a través de Mollie): el cliente paga al momento y tú recibes confirmación.
- Garantía de tarjeta: el cliente introduce su tarjeta; solo cobras si se incumplen las condiciones (según tu sistema).
Asegúrate de que la reserva solo sea definitiva cuando:
- el pago o la garantía se hayan completado, y
- el cliente haya recibido una confirmación.
En tu email o SMS de confirmación incluye como mínimo:
- fecha, hora, número de personas
- importe del depósito y el plazo en 1 frase
- enlace para modificar o cancelar
- breve explicación del porqué (planificación, desperdicio, no-shows)
Paso 4: Widget de reservas en tu web (fricción mínima)
Si pides depósito, tu widget se convierte en una página de ingresos.
- Coloca el botón de reservar por encima del primer scroll (en móvil, idealmente fijo/sticky).
- Justo debajo añade 1 frase tranquilizadora: “El depósito se reembolsa por completo si cancelas a tiempo.”
- Deja que el cliente elija primero fecha, hora y número de personas y recién después muéstrale el paso de pago.
Aún no tienes una buena solución (o dudas de si tu herramienta actual soporta pagos y condiciones correctamente)? Entonces mira un sistema de reservas online para restaurantes que gestione depósito, comunicación y ajustes por canal en un solo flujo.
Paso 5: Escenarios de prueba + instrucción interna
Pruébalo como si fueras un cliente.
Haz al menos estas comprobaciones:
- Reservar y pagar: llega la confirmación al instante?
- Cancelar dentro de la ventana: obtienes reembolso automático o mensaje?
- Cancelar fuera de la ventana: qué ve el cliente, el texto es correcto?
- Ajustar número de personas: funciona y cómo se comunica?
- No-show: cómo lo registras y cuál es tu proceso?
Luego crea una mini instrucción interna (1 A4):
- cuándo se permiten excepciones
- quién puede hacer reembolsos
- qué dices por teléfono (con 1 frase fija basta)
Web y UX: cómo reducir fricción sin perder ingresos
Microcopy que genera confianza
Los clientes no abandonan por “pagar”, sino por la incertidumbre.
Pon microcopy donde realmente cuenta:
- Por qué: “Por los no-shows a veces tenemos que rechazar mesas; con un depósito mantenemos plazas disponibles de forma justa.”
- Cuándo se devuelve: “Tu depósito es 100 por ciento reembolsable si cancelas hasta 24 o 48 horas antes.”
- Transparente: “El depósito se descuenta de la cuenta” o “se reembolsa automáticamente”. Elige 1 y sé exacto.
El momento correcto para pedir el pago
Mejor orden (a menudo con mayor conversión):
- fecha y hora
- número de personas
- datos
- pago o garantía
Se siente como una confirmación, no como una barrera.
Alternativas para los que dudan
No todo el mundo quiere pagar de inmediato. Ofrece 1 salida sin cargarte la política:
- opción por teléfono para excepciones
- lista de espera para horas pico con link de pago cuando haya disponibilidad
- recordatorios: envía 24 horas antes una confirmación con “confirma tu asistencia”
Legal y condiciones: qué debe aparecer en tu web?
Dónde publicar UVH o condiciones de cancelación?
No hace falta escribir una novela legal, pero tus condiciones deben ser fáciles de encontrar.
Asegura estos 3 lugares:
- En o junto al widget de reservas (breve: importe, plazo, qué pasa en no-show)
- En la confirmación (email o SMS) con el mismo texto clave
- En una página fija (por ejemplo, “Condiciones de reserva”) y enlázala desde el footer o el flujo
Prueba y comunicación (confirmación, cambios, no-show)
Quieres poder demostrar:
- qué reservó el cliente y qué aceptó
- qué ocurrió (cancelación, cambio, no-show)
Por eso asegúrate de que:
- tu sistema tenga un log de cambios
- marques los no-shows (idealmente con motivo)
- las excepciones no queden solo “en mensajes sueltos”
Estrategia de canal: Google/Maps (Reserve with Google) vs tu propio widget
Cuándo mantener activado el canal de Google
Google/Maps aporta volumen, sobre todo en búsquedas de “cerca de mí”. Déjalo activado si:
- quieres seguir siendo fácil para mesas de 2
- todavía estás probando la política
- necesitas entradas de última hora entre semana
Cuándo enviar a tu propio widget
Mejor envía a tu widget si:
- quieres exigir depósito o garantía de tarjeta en momentos concretos
- tienes políticas más estrictas (grupos, menús, noches de evento)
- quieres medir mejor qué funciona (conversión, diferencias por canal)
Tip: en ese caso, asegúrate de que tu perfil de Google tenga una ruta clara hacia “Reservar en la web”, para que el cliente aterrice en el flujo correcto.
Consistencia: las mismas reglas en todos los canales
Nada frustra más a los clientes (y a tu equipo) que reglas distintas según el canal.
Define 1 política y tradúcela por canal, pero no cambies el núcleo. Si trabajas en híbrido (solo picos), asegúrate de que se refleje igual en todas partes.
Medir y ajustar: funciona de verdad tu depósito?
KPI’s
Mide después de 2 a 4 semanas como mínimo:
- tasa de no-show (antes y después)
- cancelaciones dentro de la ventana (y si revendiste la mesa)
- conversión por canal (web vs Google/Maps vs teléfono)
- ocupación en momentos pico
La conversión cae demasiado? Entonces muchas veces no es un “problema del depósito”, sino de comunicación o fricción: texto poco claro, pedir pago demasiado pronto, demasiados pasos.
A/B tests
Hazlo pequeño y práctico:
- prueba EUR 10 vs EUR 15 p.p.
- prueba ventana de 24 horas vs 48 horas
- prueba solo días pico vs siempre
- añade 1 recordatorio extra y mira el impacto
Preguntas frecuentes
Puedo exigir depósito al reservar?
Sí, siempre que lo comuniques de forma clara antes de la reserva y apliques las condiciones de manera consistente. Ponlo en el flujo de reserva y repítelo en la confirmación.
Cuánto depósito es normal por persona?
Depende del concepto, pero muchos negocios trabajan con EUR 10 a EUR 25 p.p. o un importe fijo por mesa. Elige una cifra que amortigüe el dolor del no-show, pero que no se sienta como una entrada.
Qué pasa si los clientes cancelan o reprograman?
Hazlo simple: cancelación gratuita hasta X horas antes. Reprogramar se permite dentro del mismo plazo (y dentro de un periodo claro, por ejemplo, 14 días). Comunica también qué haces si vienen menos personas.
Qué pasa si alguien reserva por Google?
Depende de cómo tengas configurado el canal. Si tu flujo de Google no admite (o admite de forma limitada) pagos y lógica de condiciones, en picos te conviene enviar a tu propio widget. Lo más importante sigue siendo: las mismas reglas en todos los canales.
Listo para configurarlo bien? (asesoría 1 a 1)
Enero es el momento para dejar esto bien cerrado, antes de que los fines de semana de invierno y las noches de evento sigan filtrándose en tu planificación. Si lo resuelves ahora, lo aprovecharás todo el año.
“Envíanos un WhatsApp para una revisión gratis de reservas y depósito (15 min): revisamos tu widget, el flujo iDEAL/Mollie, las condiciones y la configuración de canal en Google/Maps.”
Prefieres contactar primero de la forma que te resulte más cómoda? Entonces pide directamente asesoría por WhatsApp.